Op welke manier kan het interne gebruik van de Waterschapsspiegel beter worden georganiseerd, zodat de uitkomsten bijdragen aan leren en verbeteren binnen het waterschap? Dat was de hoofdvraag van het onderzoek dat Madelief Pouwer, student bedrijfskunde aan de Hogeschool Zeeland, de afgelopen maanden deed bij Waterschap Scheldestromen.

Welke tips heeft zij voor de waterschappen om de bedrijfsvergelijkingen beter te benutten voor leren en verbeteren in de sector?

Theorie versus praktijk

Om deze vraag te beantwoorden dook Madelief in de literatuur over benchmarking en over leren binnen organisaties. Aan de hand van een kader met factoren die volgens de literatuur zouden moeten bijdragen aan het leren en verbeteren op basis van de bedrijfsvergelijkingen, interviewde ze maar liefst 17 collega’s van zowel Waterschap Scheldestromen als van vier andere waterschappen. Die confrontatie tussen theorie en praktijk heeft geleid tot inzicht in de knelpunten en uitdagingen en daaruit volgend een set aanbevelingen.

Leren in strategienota

De wens om continu te leren en verbeteren staat formeel benoemd in de strategienota bij Waterschap Scheldestromen, en Waterschapsspiegel wordt aangemerkt als één van de bronnen om dat te doen. “De respondenten noemden eigenlijk drie motieven voor de deelname aan de Waterschapsspiegeluitvraag. Het wordt gezien als verantwoordingsinstrument richting de burgers en het bestuur, een middel om te leren, en door veel collega’s ook gewoon als een ‘verplichting’ binnen de afspraken die hierover in de sector zijn gemaakt.”

Makkelijker gezegd dan gedaan

Toch blijkt jaarlijks, bij het verschijnen van de nieuwe cijfers van Waterschapsspiegel, dat leren – laat staan verbeteren – niet vanzelf gebeurt. Wat maakt dat dit tot nu toe nog een uitdaging is? “Dat heeft verschillende redenen, zien we bij Scheldestromen. Bijvoorbeeld het ontbreken van vooraf opgestelde doelen voor deelname, matige betrokkenheid van collega’s gedurende het hele proces, en beperkte stimulering om met de uitkomsten aan de slag te gaan. Daarbij draagt de huidige cultuur en omgang met kennis binnen de organisatie nog niet bij aan een optimaal leerklimaat.”

Herkenbare uitdaging

Uit de interviews met collega’s van vier andere waterschappen bleek dat deze uitdagingen worden gedeeld. “Ook daar speelt deze zoektocht. Tijdens mijn interviews gaven de respondenten van de andere waterschappen aan dat ze het best jammer vonden dat ik geen onderzoek deed naar dit probleem bij hun waterschap, omdat ze de uitdaging herkenden.”

Organisatieleren

Madelief vertaalde de gevonden uitdagingen naar aanbevelingen om het leren binnen de organisatie op basis van de uitkomsten van de bedrijfsvergelijkingen een impuls te geven. Ze ziet drie sporen die intern kunnen worden verkend: een expliciet gedeeld en gedragen werkproces, actieve uitwisselen van goede voorbeelden met andere waterschappen, en een cultuur waarin leren en evaluatie tot de dagelijkse werkzaamheden behoren. ‘Vooral op het eerste spoor zijn snelle stappen mogelijk. Het gaat dan om vooraf doelen stellen voor deelname aan de bedrijfsvergelijkingen, medewerkers vroeg in het proces betrekken en vervolgstappen en verantwoordelijkheden duidelijk vastleggen. Het is ook belangrijk dat iemand hier eigenaar van is, bijvoorbeeld een programmamanager die de uitkomsten adopteert naar zijn eigen programma. Dat helpt om medewerkers te stimuleren om intern en extern van de uitkomsten te leren en dit ook steeds te blijven evalueren.”

Meer weten of ideeën hierover?

Interesse in de scriptie van Madelief? Deze is op te vragen bij Ivan de Bree van waterschap Scheldestromen (ivan.debree@scheldestromen.nl). Madelief maakte ook een infographic met haar belangrijkste concrete tips.

Download de infographic

Suggesties over hoe de Unie de waterschappen kan ondersteunen bij leren en verbeteren op basis van Waterschapsspiegel zijn van harte welkom via bedrijfsvergelijkingen@uvw.nl.